El jefe de cocina es el encargado del aprovisionamiento interno de géneros en base a sus previsiones, el volumen de producción y la materia prima necesaria para su transformación en un producto elaborado.

La ficha técnica recoge toda la información relativa al proceso de elaboración de un plato, lo cual constituye una interesante herramienta para controlar, tanto los productos, como el proceso de producción.

El encargado del economato se encargará de la gestión del economato y de su mantenimiento y actualización, teniendo en cuenta las necesidades de género a corto plazo para no acumular mercancía inútilmente.

Documentos utilizados en el aprovisionamiento interno y sus características

La ficha técnica

La ficha técnica ofrece toda la información relativa al proceso de producción de una elaboración.

El jefe de cocina o chef será el responsable de confeccionar la ficha técnica de cada elaboración, y es sin duda una valiosa herramienta para realizar un buen cálculo de las necesidades de género y de esta forma no hacer más pedido al economato del que verdaderamente se necesita para la producción diaria.

El relevé

En el relevé quedan recogidos los insumos correspondientes a una semana. Este parte de consumo de existencias o parte de control diarios es muy útil para calcular las necesidades de género en base a su movimiento, entradas y salidas del economato.

Este documento se cubre una vez terminada la partida, y en el se detallan las existencias del momento, esto es, lo que sobra al finalizar la tarea. Los productos que faltan son aquellos que es necesario reponer, y así el jefe de cocina tiene los datos que necesita para hacer su pedido al jefe de economato.

El escandallo

El escandallo es un documento que refleja el rendimiento de un producto y su precio, atendiendo a los procesos derivados de la transformación del mismo.

El vale de pedido

Es el documento interno empleado para solicitar y sacar productos del almacén, y debe ir firmado por el jefe de cocina y el del economato para que este tenga validez, junto a la fecha de salida.

Sistemas utilizados para detectar las necesidades de materias primas. Lógica del proceso de aprovisionamiento interno

A día de hoy se emplean sistemas informáticos para planificar y administrar la producción (MRP) y hacer un seguimiento real del inventario, a fin de que, siempre que sea necesario, los productos están disponibles para su uso, y poder responder a las necesidades del cliente. Así en función de la producción, se detectan las necesidades de materia primas.

La actualización del inventario es responsabilidad del jefe de economato, encargado de la gestión del mismo.

Departamentos o unidades que intervienen

El departamento de cocina

El chef es el encargado de este departamento y el responsable de la producción diaria, así como de planificar la oferta gastronómica. Este profesional se ocupa también del abastecimiento de materias primas necesarias para la elaboración culinaria, y lo hace en base a unas previsiones a partir de ciertos documentos: ficha técnica, relevé, escandallo, etc.

La oferta gastronómica va a determinar qué artículos se necesitan, tanto para la producción ordinaria como para la extraordinaria, y a partir de ahí, el jefe de cocina confecciona la ficha técnica de cada elaboración, donde se detalla cada producto necesario para la elaboración de cada plato.

Departamento de sala y barra

Los responsables de este departamento se basarán en cierta información recogida en la documentación interna del establecimiento, histórico de datos, libros de reserva, comandas, y de esta forma planificar la jornada diaria de manera fluida y poder dar respuesta a las demandas de los clientes.

Departamento de economato y bodega

Este departamento es donde se reciben las solicitudes de pedido de los departamentos anteriores, y por lo tanto, el jefe del economato ha de estar al corriente de las existencias contenidas en el mismo, lo que debe quedar reflejado en el inventario, que él mismo actualizará a medida que se vayan produciendo entradas y salidas.

Tanto si se trata de aprovisionamiento interno como externo, el jefe de economato habrá de realizar las debidas comprobaciones y verificaciones antes de firmar ningún documento.

Deducción y cálculo de géneros, preelaboraciones y elaboraciones básicas

Exixten 3 tipos de pedido principalmente:

• Pedidos ordinarios. Son todas aquellas solicitudes de género que se realizan de manera periódica.
• Pedidos extraordinarios. Corresponden a esos productos que, independientemente de su disponibilidad o no en el economato, se solicitan de igual forma en vistas a un acontecimiento puntual, y de esta manera, la actividad normal del establecimiento puede continuar sin problemas, como cualquier otro día.
• Pedidos de reposición. Lo constituyen todas aquellas materias primas que se utilizan de manera habitual y por lo tanto es necesario contar con una cantidad mínima constantemente a fin de garantizar su disponibilidad en todo momento. Estos productos son la sal, el aceite, la harina, azucar, etc.

El control de los inventarios es fundamental ya que asegura unas decisiones mucho más fiables a la hora de solicitar la mercancía necesaria para dar respuesta a las necesidades del cliente en función de la planificación.

Formalización del pedido de almacén y su traslado

Una buena gestión del inventario va a marcar la diferencia entre obtener beneficios y generar pérdidas, por ello, el registro de las operaciones de compra debe realizarse tanto de manera manual como informática, por medio del SGA (Sistema de Gestión de Almacén).

Veamos paso a paso las fases de la solicitud de un pedido:

• Diseño de la oferta gastronómica: Nuggets de pollo.
• Ficha técnica del plato

• En base a la ficha técnica y teniendo en cuenta el parte de consumos diarios o relevé, el jefe de cocina hace el pedido correspondiente al economato usando el vale de pedido.

• Tras las comprobaciones correspondientes, ambas partes firman el documento, que ha de incluir la fecha de solicitud y la de entrega.
• El último proceso es el traslado de la mercancía al almacén, lo cual se realiza siguiendo por riguroso orden:
  1. Productos congelados
  2. Productos frescos
  3. Productos no perecederos

Recepción y verificación de la entrega

Tras la recepción de la mercancía se procederá a comprobar el envío. comparándolo con el vale de pedido y posteriormente con el albarán emitido por el proveedor. Una vez verificado, ambas partes firmarán este último documento y se envía a administración para que a continuación el proveedor emita la factura correspondiente.

Una vez comprobada la documentación y antes de su traslado al economato, es necesario comprobar la mercancía, siguiendo un orden estricto:

1. Desembalar
2. Clasificar por tamaño
3. Referenciar
4. Ubicar

A la hora de clasificar los productos también se tendrán en cuenta las características del envase y su formato, el tamaño, el tipo de producto, la procedencia, etc.

Traslado y almacenamiento y/o distribución en las distintas áreas

Tras las comprobaciones, hay que trasladar la mercancía para su almacenaje y correcta distribución. Las reglas básicas de distribución en las diferentes áreas del almacén son las siguientes:

• En la parte delantera, y próximos a la salida, deben colocarse los artículos con mayor demanda.
• En caso de tratarse de artículos pesados y de dificil manejo, se colocarán de tal forma que facilite al máximo su transporte.
• En la parte superior se colocarán los artículos de menos peso.
• En caso de ser necesario, se protegerán los artículos según lo indicado por el fabricante.
• El almacén ha de cumplir con la normativa al respecto en cuanto a seguridad e higiene alimentaria, y disponer de todas las medidas de seguridad contra incendios o sustracción de los productos almacenados.

Las operaciones de almacén suponen una serie de gastos, por lo que una mala gestión del mismo, llevaría irremediablemente al fracaso.

Control de stocks

Un sistema de control de stock o inventario consiste en un proceso para gestionar las entradas y salidas de producto, el almacenamiento, así como toda la información que genera este proceso, que ha de quedar debidamente documentada. De esta forma, es posible estar al tanto de las existencias y disponer de ellas siempre que sea necesario.

Podemos hablar de 3 tipos de stock:

• Stock máximo. Hablamos de stock máximo para referirnos a la máxima cantidad de un producto almacenado, en función del precio y la demanda. Este tipo de inventario se hace necesario en los siguientes casos:
  • Si se trata de un artículo con mucha demanda.
  • Si el precio de transporte excede con mucho al precio de almacenamiento.
  • Si el proveedor entrega a largo plazo.
  • Si se piensa que puede haber una subida de precios próxima.
• Stock mínimo o de seguridad. Al contrario que el anterior, el stock de seguridad es aquel que contiene únicamente la cantidad mínima necesaria para el desarrollo de la actividad. Un inventario de este tipo funciona cuando se trata de:
  • Rápida capacidad de respuesta del proveedor.
  • Bajos costos de transporte independientemente de la cantidad.
  • Artículo considerado de salida poco frecuente, independientemente de su precio.
• Stock de reserva y reposición. Se trata del stock previsto para responder a las necesidades de producción diaria. Un inventario de este tipo está pensado para:
  • Productos que se emplean cotidianamente todos los días (aceite, sal, vinagre, harina, pan rallado…)