Inspección, control, distribución y almacenamiento de materias primas

En el momento de la recepción, se comprueba que ha llegado todo el pedido tal y como se había acordado con el proveedor.

El inventario es una herramienta de gran ayuda para llevar a cabo un control de las existencias, así como de las entradas y salidas del almacén. Actualmente esta operación está informatizada, lo que facilita enormemente el trabajo de la gestión de stocks, así como el de establecer las necesidades de reposición, aunque esto no significa que la gestión tradicional no sea necesaria, todo lo contrario, la empresa debe trabajar con los dos sistemas.

Una vez que se ha comprobado el pedido, y tras firmar los documentos correspondientes, se procede al almacenamiento de materias primas previa clasificación en función de sus características.

La clasificación de la materia prima ha de realizarse de manera racional, y sin que esta suponga un gasto añadido para la empresa, es decir, una pequeña deformidad en una patata, por ejemplo, no es motivo suficiente para desecharla. Por el contrario, la fruta excesivamente madura o un envase roto o abierto, tendría que ser inmediatamente descartado.

El transporte de alimentos debe realizarse según lo dispuesto en el Art. 58 (transporte de alimentos) del Reglamento de Buenas Prácticas de Manufactura Capítulo V (Almacenamiento, Distribución, Transporte y Comercialización)

Antes de cargar los vehículos es necesario hacer una serie de comprobaciones: el buen estado del camión o camioneta, capacidad aislante, temperatura, ventilación, escapes, fugas, etc.

Gestión y control de inventarios

El inventario, además de ser una herramienta muy eficaz, es obligatorio por ley, y consiste en una relación de las existencias que posee una empresa, clasificadas en familias, categorías y subcategorías, y por la posición que ocupan en el almacén, con su referencia propia.

Tipos de inventarios

Podemos hablar de diferentes tipos de inventarios:

• Permanente. Es el tipode inventario que refleja el total de las existencias del almacén y es muy útil para confeccionar los estados financieros, además ofrece un mayor control sobre las existencias, debido a su actualización continua.
• Periódico. Se realiza de manera intermitente, cada determinado tiempo.
• Físico. Consiste en un recuento físico de forma periódica y aunque no se incluye en la contabilidad, ofrece una imagen real de las existencias, ya que, a la hora de la verdad, siempre se producen errores o accidentes de cualquier tipo.
• Contable. Se confecciona a partir de una fichas en las que se recoge información relativa a las entradas y salidas de productos, así como de las existencias, las unidades, el precio o el importe total.
• Inicial. Consiste en una relación al detalles de las existencias al inicio de la actividad empresarial, una vez hecho el recuento físico.
• Final. Consiste en la relación de existencias una vez finalizado un período económico.

Métodos de valoración de inventarios

El tipo de inventario elegido ha de ir acompañado de un método de valoración de inventario. Los principales métodos son los siguientes:

• Método FIFO, First In First Out o PEPS, primera entrada primera salida.
• Método LIFO (UEPS). Es justo lo contrario que el anterior, es decir las últimas existencias en entrar son las primeras en salir.
• Precio Medio Ponderado (PMP). Para su aplicación es necesario hacer un cálculo de la media poderada de los precios, en relación al total, lo que da como resultado el coste medio de los distintos artículos.

De los tres métodos, el más seguro es el PMP ya que no se ve tan afectado por los cambios en la economía global.

Por otra parte, el método ABC consiste en un sistema de análisis y categorización del inventario que parte de la clasificación de las materias primas en 3 categorías:

• Artículos A, tienen un precio alto, representan entre el 10 y el 20% de las existencias y constituyen el principal gasto de la empresa, un 80 % más o menos.
• Artículos B, tiene un precio intermedio, representan entre le 20 y el 30% de los artículos y suponem un gasto para la empresa de entre un 20 y un 5%.
• Artículos C, son los artículos de menor precio, representan más o menos la mitad de las existencias y suponen un gasto mínimo, del 5% aproximadamente.